crm-bpm.pl it's all about bpmonline
crm screen

Jak zacząć z BPMN i bpm’online studio free – cz. 1

bpm'online CRM Jak zacząć z BPMN i bpm’online studio free – cz. 1

Projektowanie procesów ich wizualizacja oraz optymalizacja to poważne wyzwania. Wpływ na wyniki takiej pracy ma jakość użytych narzędzi informatycznych oraz wybrany standard diagramów i notacji .

Zacząć należy od wyjaśnienia po co i dlaczego wybór notacji jest tak ważny. Procesy można opisywać słownie. Wszyscy znamy regulaminy, instrukcje, okólniki czy receptury. Problem w tym, że stworzenie czytelnego i przejrzystego opisu słownego wymaga ogromnego doświadczenia i wielkich nakładów czasu. Problemem jest tu też opisywanie działań lub torów równoległych z alternatywnymi rozgałęzieniami.

Pracownik A wypełnia formularz z klientem, w trakcie system przetwarza dane z wniosku wstępnego, jeżeli system wyliczy współczynnik w zakresie…

Tak powstają opisy, które kosztują dużo czasu i autora i odbiorców. Często też czytającym umykają w nich drobne ale kluczowe szczegóły. Jednak w czasach „analogowych” było to jedynym rozwiązaniem, a wielotomowe instrukcje w dużych organizacjach były obecne. Jednym z pierwszych diagramów w standardowej notacji były i są plany ewakuacyjne.

Rozwój systemów informatycznych spowodował ewolucję opisu procesów, krokiem milowym był UML (Unified Modeling Language). Służy on do dziś i świetnie nadaje się do opisywania struktur obiektowych wspierając programowanie aplikacji. ULM zawiera też diagramy które mogą służyć do opisu procesów. Jego rozszerzenia to zbiór wielu przydatnych diagramów ale nauka ich wykorzystania bywa żmudna a efekt jest raczej widokiem od strony programisty niż realnego uczestnika procesu.

Tak wygląda diagram użycia (use case) opisany w UML. Nie ma w nim opisu interakcji uczestników z systemem informatycznym, stąd wygląd całkiem czytelnie.

Przypadek użycia w UML – wizyta w restauracji
Źródło: wikipedia.org/Kishorekumar 62

Spróbujmy wyobrazić sobie, że dodajemy interakcję kasjera i kelnera z systemem. Nie ma w nim też „aktora” serwującego wino. Z tego procesu i wskazówki <> można domniemać, że jest on opisany dodatkowymi diagramami. Warto też zwrócić uwagę na to, że opis ten jest na bardzo dużym poziomie ogólności. Nie ma tu opisu i warunków które zdarzają się podczas (Order Food) czyli częstego pytania „A co może Pan/Pani dzisiaj polecić?”

Projektowanie systemów informatycznych (temu miał służyć UML) wymaga styku dwóch światów. W każdym z nich mówi różnymi językami (pojęcia, slang, skróty). Każdy z tych światów widzi problem zupełnie z innej perspektywy. Proces biznesowy widzi go od strony uczestnika procesu, diagram ULM opisuje go od strony systemu informatycznego. Każdy kto uczestniczył przy projektowaniu aplikacji wie jak różne mogą być te światy i bez „tłumacza” (managera projektu, project owner’a czy analityka) nie ma mowy o dobrej współpracy. Od powstania UML, na przestrzeni lat zmienia się podejście, centrum uwagi przesuwa się z systemu na proces czy też na jego uczestnika.

Tak narodziła się idea BPMN. Graficznej notacji pozwalającej łatwo i czytelnie opisywać procesy biznesowe przy pomocy diagramów. Na tyle czytelnie by wszyscy uczestnicy procesu projektowego mogli go zrozumieć i łatwo modyfikować.

BPMN stał się standardem który pozwala tworzyć i modyfikować systemy informatyczne oparte na procesach (np. z użyciem języka BPML lub wizualnie z pomocą bpm’online studio enterprise ), projektować procesy biznesowe ad hoc, tworzyć czytelne i zrozumiałe instrukcje dla pracowników czy materiały szkoleniowe.

BPML ), projektować procesy biznesowe ad hoc, tworzyć czytelne i zrozumiałe instrukcje dla pracowników czy materiały szkoleniowe.

Bpm’online nie bez przyczyny ma w swojej nazwie litery b,p i m. Rodzina programów (CRM – sales, marketing, service) tego producenta bazuje na procesach biznesowych, a co najważniejsze nie są one sztywno zaimplementowane w systemie. Dzięki bpm’online studio każdy z procesów może być przez uprawnionych użytkowników modyfikowany do własnych potrzeb i organizacyjnych warunków. Wizualnie, czyli bez potrzeby pisania kodu programistycznego.

Producenci oprogramowania poszli o krok dalej.

źródło: Aype, bpm'online